Cos’è il data inventory map?
Il data inventory map è un passaggio cruciale ed è una delle principali attività operative sulla tua tabella di marcia. Infatti, per essere in grado di agire in conformità con il GDPR, è necessario innanzitutto fare un inventario delle operazioni di trattamento dei dati personali all’interno della propria organizzazione. Ti consiglio di iniziare con un template come quello di Digidly: data inventory map template.
Evidentemente, in primo luogo devi comprendere la definizione di dati personali (vedi art. 4 del GDPR). Quindi dovresti sapere quali dati vengono utilizzati, da chi e per quali scopi. Alla fine, è possibile valutare ciò che deve essere modificato per essere conforme. Se non sai nemmeno di cosa stiamo parlando, allora contattami e ti aiuterò.
Comprendiamo facilmente quanto sia essenziale condurre l’inventario e la mappatura per stabilire la tua strategia di partecipazione al GDPR.
L’art. 30 afferma che la società deve conservare un registro delle attività di elaborazione sotto sua responsabilità. Il registro (come un file excel) deve contenere molte informazioni. Ad esempio lo scopo del trattamento, una descrizione della categoria di dati personali o i termini previsti per la cancellazione.
L’articolo 5 stabilisce i principi relativi al trattamento dei dati personali. Pertanto, la mappa GDPR deve anche menzionare il motivo per cui elaborate i dati. Nell’articolo, abbiamo scoperto che la società deve elaborare i dati personali in modo lecito. Inoltre, i dati vengono raccolti per uno scopo specifico, esplicito e legittimo.
In questo importante passaggio della roadmap, devi lavorare da solo. Hai bisogno di tempo per raggiungere l’obiettivo. Ma tu sei la persona che sa di più sui tuoi dati. Quindi, non scoraggiarti ed inizia il prima possibile. Questo lavoro di mappatura ti aiuterà anche in altri ambiti. Capirai ad esempio di avere dati inutili che custodivi da tempo. Oppure troverai dei dati utilissimi che non sapevi di avere.
Non rimandare, e fallo il prima possibile: se non sai da dove cominciare, chiamami!
